外資系企業での会議は超効率的〜日系から外資に転職し驚いた3つのこと〜

※この記事はPRを含みます。

コテコテ日系企業から外資系企業に転職して、早くも1年2ヶ月が経過しようとしています。

茹で蛸のようにぬるーい日系企業という環境で新入社員から2年間という新人時期を過ごした私が、外資系に転職して一番衝撃的だったのは会議でした。

前職では2時間の予定のチームの定例会議が気付いたら3時間になってたり、1時間…2時間…と平気でダラダラと会議に時間を費やしたにも関わらず、結局なんだったんだろう？と何も決まらない会議が繰り広げられていました。

それらのダラダラ会議のせいで、毎日こなすべき業務に費やす時間がなくなり、残業1時間…2時間と家に帰る時間が遅くなるという大変悪循環な状態でした。

この記事では外資系の会議とはどのようなものか？をご紹介します。
特に会議は準備と会議中の進め方、最後に議事録という流れで進むかと思いますので、具体的にどのように効率化を図っていくかを記載していきますね！

日系企業のぬくぬくモードで育っているけど、どこでもやっていける力が身につくよう頑張りたい方など、日頃の業務の効率化に取り入れていただければと思います！

【外資系の会議①】時間は30分がベース

皆さん、会議といえば出席者の時間を何分抑えますか??

とりあえず1時間ぐらい？となっていないでしょうか？

私の勤める外資系企業では基本的に会議の時間は30分です。忙しい時には15分だけお時間ください！と会議案内を飛ばすこともあります。
最初は30分って短いなと感じることもありましたが、今では1時間確保する会議は1ヶ月に２つぐらいです。（かなり重い内容の会議）

30分でも消化不良感は全くないです。

では、どうして消化不良感のない会議が30分という短時間でできるのでしょうか？

それは、話したい内容・会議の目的・会議内で決めたいこと（聞きたいこと）は事前にはっきり・くっきり明確にすることでなしえる技なのです。

この技をファシリテーションの人が身につけることで、いわゆるグダる会議というのがなくなります。

つまり、会議がグダるのはファシリテーターのせい、となります。

また、会議の進むべき道を定めるのはファシリテーターですが、出席者も会議の内容に対して適切にそれぞれの出すべき情報を出して、決断を進めるという役目があります。

黙っていたら会議に出席する意味ない、と最初の頃に教え込まれました。

このように、ファシリテーションと出席者の会議に対する目的の共有があいまって30分という短時間で仕事を前に進める会議というのができるのです。

具体的に何をしているかというとかなりシンプルです。

意外に簡単そうと感じましたか？上記3つのポイントを事前に共有し、会議内でも①から③の順番で話を進め、最後にゴールに達しれたかどうか確認するという流れで進めていくだけです。

また、30分など時間を決めて会議をしても、その時間前に決めること決めて終わることが称賛されますよ…♪

【外資系の会議②】議事録はメールベース

私がコテコテ日系企業にいた頃、議事録フォーマットなるものがありました。

まずは体裁からきれいにまとめ、上司にいかにやってる風に内容を伝えるかが命！という風潮でした。

そして、綺麗に塗り固めた議事録が完成したら、怒涛のハンコのスタンプラリー♪という流れで仕事をしていました。

作成にも承認(スタンプラリー)にも時間はかかるし、全く効率的でないという印象でした。

今、外資系企業に勤め始めて、「議事録は決めたことを共有することが最も大切なので、基本はメールの箇条書きでOK！」ということを教え込まれました。

これは、社内の会議においてもそうですし、対取引先についても同じです。

特に別途議事録なるものをワードで作成して、上司が承認してという流れはありません。
社外に出す取引先との議事録に関しては、ビジネス上文言に注意しなければなりませんので、上司にチラッと確認はしてもらっています。

取引先も慣れたもので、このやり方で困ったことはありません。

もし、今勤めている会社で無駄な議事録作成が慢性的にあるなと感じる場合、効率的な議事の共有方法を提案してはいかがでしょうか？

そういえば、日系企業に勤めている時、議事録を塗り固めて作っているのはまだ良い方で、中身のない会議に関しては議事なんて作れたもんじゃなく、何も残らないという会議もありました。

（今思えば、ただの時間の無駄やん！と大きな声で言えます）

まとめ

日系企業から外資系企業に転職して、会議が超効率的で感動しました。

最初は中身が詰まりすぎていて、頭の回転がついていかないこともありました…

皆さんがそれぞれの会社において、ファシリテーションをする際に目的や目標を見失わずに方向性を示すこと、議事録は決めたことを共有することに重きを置き、形式には拘らないということを実践していきましょう！

周りの同僚から一目おかれるかもしれませんね…♪